En la logística de última milla, todos coinciden en que la velocidad y la precisión son factores críticos. Sin embargo, hay un aspecto silencioso que erosiona la eficiencia sin que muchos lo noten: el tiempo oculto que los choferes dedican a tareas administrativas.
La pregunta clave es: ¿tus choferes entregan o hacen de administrativos?
Porque si el personal en campo está más ocupado llenando formatos, corrigiendo pruebas de entrega o lidiando con papeleo que conduciendo y entregando, entonces hay un problema serio que impacta tanto en los costos como en la satisfacción del cliente.
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El trabajo invisible de los choferes
Cuando se diseña una ruta de distribución, normalmente se calcula el tiempo de traslado, las ventanas de entrega y las paradas necesarias. Lo que rara vez se considera es el tiempo adicional que los choferes dedican a tareas burocráticas como:
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Llenar manualmente hojas de entrega.
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Capturar números de serie de productos o equipos.
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Pedir firmas o sellos que, en ocasiones, son ilegibles.
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Tomar fotos con el celular y luego reenviarlas por WhatsApp.
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Corregir pruebas de entrega porque faltó un dato requerido.
En otras palabras, los choferes entregan… pero también hacen de administrativos, cargando con la responsabilidad de un proceso que debería estar automatizado.
Ese tiempo se acumula en minutos por cada parada y, al final de la jornada, puede representar horas perdidas que no aparecen en los reportes de eficiencia, pero que impactan directamente en la productividad.
El costo del tiempo oculto
El impacto de estas tareas va más allá de la frustración de los choferes. Se traduce en:
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Menos entregas por jornada
Si cada entrega exige 5-10 minutos adicionales de papeleo, un chofer con 20 paradas diarias puede perder entre 2 y 3 horas de su jornada en burocracia. -
Mayor desgaste del personal
El chofer, cuya misión principal debería ser entregar a tiempo y con seguridad, termina asumiendo responsabilidades administrativas que no le corresponden. Esto genera cansancio, errores y, en muchos casos, desmotivación. -
Errores en la documentación
El papeleo manual está expuesto a fallos: firmas ilegibles, datos incompletos, sellos mal colocados o evidencia fotográfica mal almacenada. Cada error se convierte en un retraso en la facturación o en un problema con el cliente. -
Pérdida de competitividad
En un mercado donde la velocidad y la precisión son determinantes, esas horas invisibles hacen que la empresa entregue más lento, facture más tarde y pierda oportunidades frente a competidores más digitalizados.
¿Quién mide ese tiempo?
Lo más preocupante es que este tiempo oculto casi nunca se mide. Los reportes de ruta muestran kilómetros recorridos, combustible consumido y tiempos de entrega aproximados. Pero rara vez incluyen:
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Minutos dedicados a capturar datos.
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Retrasos por corregir formatos.
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Tiempo invertido en enviar evidencias por canales no oficiales.
Al no medirlo, se normaliza. Las empresas asumen que “así es la operación” y no cuestionan que gran parte de la jornada se desperdicia en tareas que podrían resolverse con tecnología.
¿Qué pasaría si los choferes solo entregaran?
Imagina el escenario contrario: que los choferes entregan únicamente, sin preocuparse por formatos ni trámites, porque todo se documenta de forma automática y digital.
Esto permitiría:
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Aumentar la capacidad de entregas diarias sin contratar más personal.
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Reducir el margen de error en la documentación.
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Agilizar la facturación y el cobro.
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Mejorar la experiencia del cliente, que recibe confirmaciones claras e inmediatas.
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Liberar a los choferes de tareas que no agregan valor, enfocándolos en su verdadero rol.
La solución: digitalizar la prueba de entrega
Hoy en día existen herramientas que eliminan esa carga administrativa y devuelven tiempo productivo a las empresas. Plataformas como INMEDIATUM Last Mile permiten que los choferes registren la evidencia de forma rápida, intuitiva y sin margen de error.
Con una app, en cuestión de segundos se capturan:
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Firma digital válida.
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Sello legible en fotografía clara.
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Geolocalización exacta de la entrega.
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Evidencia de condiciones como temperatura en tiempo real.
Todo se sincroniza automáticamente en la nube, generando un registro seguro y auditable, listo para facturar sin demoras.
Así, se evita que los choferes entreguen y luego pasen horas revisando o corrigiendo pruebas de entrega. La ruta fluye, la empresa cobra más rápido y el cliente recibe un servicio impecable.
Un cambio cultural en la operación
Más allá de la tecnología, este tema implica un cambio de mentalidad en la gestión logística. Durante años, se dio por sentado que el chofer debía hacerse cargo del papeleo. Hoy sabemos que eso no solo es ineficiente, sino también costoso.
Los líderes logísticos deben preguntarse:
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¿Qué porcentaje de la jornada de mis choferes está realmente dedicado a entregar?
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¿Cuánto tiempo pierden en tareas administrativas que podrían automatizarse?
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¿Cuánto más podríamos entregar si ese tiempo oculto desapareciera?
Responder estas preguntas puede ser el primer paso para rediseñar la operación y hacerla más rentable.
Conclusión
El tiempo oculto de la logística no está en los kilómetros recorridos ni en el tráfico de la ciudad: está en la carga administrativa que enfrentan los choferes.
Cuando en una empresa los choferes entregan, pero también hacen de administrativos, el costo se paga en menos entregas, más errores y menor rentabilidad.
Digitalizar la prueba de entrega no es solo una cuestión de modernización tecnológica: es una estrategia para recuperar horas perdidas, aumentar la eficiencia y asegurar que cada entrega se traduzca en una factura cobrada sin retrasos.
Al final, la clave está en liberar a los choferes para que hagan lo que mejor saben hacer: entregar a tiempo y con calidad, sin burocracia de por medio.
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