El propósito del desempeño logístico en las organizaciones humanitarias es hacer que las personas, los procesos y los sistemas trabajen juntos para respaldar la entrega eficiente y eficaz de bienes y servicios.
El seguimiento y la evaluación son partes integrales del proceso de gestión logística y proporcionan un vínculo entre la planificación y la implementación. Mientras que el monitoreo se enfoca en las actividades que realiza el desempeño logístico organizacional y sus productos, la evaluación se enfoca en el logro de resultados y metas.
Definición
El monitoreo es el proceso continuo de recopilar información logística y del programa para compararla con indicadores de línea de base anteriores que están alineados con las metas y objetivos de un programa. Una revisión continua del grado en que se completa una actividad logística y si se están cumpliendo sus objetivos permite tomar acciones correctivas.
La evaluación es el proceso de medición continua de la calidad del resultado que proporciona una función o servicio logístico para analizar el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos. La evaluación debe llevarse a cabo de tal manera que las deficiencias puedan identificarse y corregirse. Se realiza sobre una base ad hoc, mensual, trimestral o anual.
La evaluación también debe alimentar continuamente el proceso de planificación para que el método de intervención planificado pueda modificarse para adaptarse a las realidades y condiciones sobre el terreno. La evaluación proporciona retroalimentación sobre si se han cumplido los planes y las razones del éxito o fracaso, proporcionando una herramienta para que la gerencia asegure que se mantenga el enfoque.
Objetivos
M&E tiene varios propósitos:
- Proporcionar información a los responsables de logística sobre las capacidades con las que cuentan.
- Identificar problemas en la cadena de suministro y sistemas logísticos completos.
- Determinar qué medidas son necesarias para mejorar el desempeño logístico.
- Comprender la necesidad de aumentar o disminuir los recursos.
- Hacer una evaluación objetiva de las capacidades logísticas mínimas y máximas en un contexto.
- Medir objetivamente logros y fracasos.
- Definir parámetros para la revisión periódica de los cálculos de medición.
- Identificar lagunas internas, cuellos de botella y malentendidos.
- Evaluar el desempeño de los miembros individuales del personal, las ubicaciones o las funciones.
- Motivar a los logísticos.
- Servir como base para la formulación de una estrategia de logística interna.
Usuarios de Servicios Logísticos
A los efectos de este documento, un usuario es el destinatario final o el beneficiario final identificado de las actividades y servicios logísticos. Hay dos grupos de usuarios:
Los usuarios internos son un departamento o individuo dentro de la misma organización que el proveedor de servicios de logística.
Los usuarios externos son los beneficiarios en las comunidades a las que sirve la organización.
Seguimiento del desempeño logístico
La logística incluye un amplio conjunto de conceptos que pueden abarcar varios aspectos, desde la adquisición hasta la distribución, toda la cadena de suministro o la gestión de la flota, la energía o las instalaciones pueden estar bajo las responsabilidades de la logística.
Cada sección de esta guía contiene información sobre cómo monitorear y asegurar la calidad del servicio proporcionado por cada función de logística respectiva. Cada herramienta individual brinda información sobre partes específicas del proceso, mientras que se debe adoptar un sistema de monitoreo más amplio y holístico para formar una imagen completa del desempeño logístico en su conjunto.
Qué monitorear
Si se hacen esfuerzos para establecer un sistema de monitoreo, es mejor asegurarse de que el proceso o actividad de M&E sea importante para la continuidad de las actividades logísticas y tendrá un impacto en el desempeño general. Un análisis exhaustivo del contexto, los objetivos, los resultados deseados y las metas de la organización ayudarán a definir adecuadamente los aspectos específicos a monitorear en profundidad. Los siguientes son algunos de los aspectos que se pueden monitorear en una actividad logística.
Plazo de entrega
El tiempo de entrega es el tiempo que transcurre entre la realización de un pedido y la recepción del bien o servicio. En situaciones de socorro de emergencia/desastre, el momento de la entrega puede tener un impacto grave en la operación de socorro y en los beneficiarios.
La entrega de artículos demasiado pronto o demasiado tarde también puede generar costos innecesarios. La entrega demasiado temprana puede significar que los bienes deben almacenarse hasta que se necesiten y generará costos adicionales mientras se almacenan o administran.
La entrega de artículos demasiado tarde puede significar que los costos de establecer instalaciones, por ejemplo, estaciones de alimentación y tener personas listas para distribuir los bienes, se desperdician debido al hecho de que los bienes no se han entregado. La entrega retrasada también puede hacer que la organización incurra en costos de transporte adicionales, si se deben usar arreglos de transporte especiales, como aviones, para mover las mercancías más rápidamente a lo largo de la cadena de suministro.
Información del pedido
El desempeño logístico interno depende de la eficiencia y eficacia de cada uno de los componentes logísticos individuales. Por ejemplo, un indicador de desempeño para adquisiciones podría ser la capacidad de difundir información sobre el número de pedidos emitidos. El conocimiento de los pedidos pendientes permitirá al almacén planificar el espacio de almacenamiento, mientras que las entregas inesperadas pueden interrumpir las operaciones.
Eficiencia
La medición de la eficiencia a veces es relativa y depende de lo que una entidad define como eficiencia. En la gestión logística, la eficiencia es la entrega satisfactoria de un desempeño logístico que permite al usuario final cumplir con el propósito previsto de la solicitud. Un buen ejemplo es la solicitud de preposicionamiento de medicamentos antes de una temporada de malaria. Una entrega tardía significaría mayores incidentes de malaria y un aumento en la solicitud de tratamiento de la malaria en lugar de medicamentos para la prevención de la malaria.
Costos totales
El concepto de “costo total” se enfoca en reducir el costo total de la logística más que el costo de cada actividad. Una organización debe monitorear la reducción de costos en todos los ámbitos y evaluar el impacto en cada uno de los componentes logísticos. Por ejemplo, la compra al por mayor puede reducir el costo del producto pero al mismo tiempo aumentar los costos de mantenimiento de existencias.
Costos de inventario
Los costos de mantenimiento de inventario incluyen:
- Costos de servicio de inventario – seguros e impuestos.
- Costos de espacio de almacenamiento: costos de arrendamiento o tarifas de terreno.
- Costos de riesgo de inventario: costos relacionados con el hurto, el riesgo de que los bienes se mantengan tanto tiempo que se vuelvan obsoletos, el riesgo de daño.
- Costos de transporte – el costo de almacenamiento – mano de obra, depreciación de activos/artículos y otros gastos generales.
Valor de inventario
En los últimos años se ha aceptado el concepto de valor como la diferencia entre el valor que un cliente atribuye a un producto o servicio y el costo de adquisición del artículo. La tenencia excesiva de existencias no solo es un riesgo en emergencias (en caso de una evacuación, las existencias pueden abandonarse), sino que tampoco es rentable cuando el dinero está inmovilizado en existencias inactivas que no pueden utilizarse en su totalidad dentro de un tiempo razonable o debido a necesidades rápidamente cambiantes. Supervisar y colaborar estrechamente con los programas sobre las tasas de distribución ayuda a equilibrar los beneficios. Se alienta a los comerciantes a compartir informes mensuales de existencias con las partes interesadas para que sepan lo que tienen en su poder.
Costes de gestión de pedidos
Los costos de gestión de pedidos incluyen los costos incurridos para emitir y cerrar pedidos, los costos de manejo relacionados y los costos de comunicación asociados. En otras palabras, los costos de personal e infraestructura asociados con la realización de pedidos, y no solo los costos de los artículos en sí. ¿Cuántas horas acumuladas del personal se necesitan para completar un solo pedido, multiplicado por su salario por hora? ¿Qué pasa con los costos de mantenimiento de los sistemas de comunicaciones y el alquiler de espacio de oficinas? Es aconsejable compararlos y mantenerlos bajo un estrecho control para garantizar que la prestación del servicio sea rentable.
Costo de los residuos.
El costo de los desechos cubre el costo de desechar el empaque del artículo, desechar artículos de socorro estropeados, vencidos, retirados del mercado o dañados, o desechar equipos dañados e inservibles. Los costos de eliminación de desechos han aumentado considerablemente debido a los impactos ambientales y las regulaciones nacionales. Se puede ver una descripción general del costo ambiental en la sección de Logística Verde de esta guía, mientras que la información sobre disposición y regulación nacional se puede ver en la Sección de Almacenamiento.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Una forma útil de medir el desempeño es a través del establecimiento de indicadores para los aspectos clave de la actividad logística, con el objetivo de evaluar el éxito de un proceso en curso o una actividad en particular.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son medidas cuantificables del rendimiento de las actividades clave gestionadas por la organización o el equipo. Estos incluyen todas las actividades que se necesitan para mantener una operación funcionando de manera continua.
Un KPI consta de los siguientes elementos:
- Métrica identificada: todo lo que la organización elige medir es una métrica. Hay algunas métricas que la organización o los equipos catalogan como “clave”, esas son las que se convierten en KPIs.
- Valor en curso: el valor en curso es el valor en curso de la métrica desafiada cuando se mide en un momento dado.
- Valor objetivo: el valor objetivo es el valor mínimo o máximo deseable para la métrica identificada.
- Unidad de medida – La unidad de modalidad de medida y organización elige para ver y rastrear una actividad.
- Numérico: un número plano que indica un número objetivo. Ejemplo: número de beneficiarios que reciben productos básicos.
- Porcentaje: una medida de una actividad como porcentaje de un todo. Ejemplo: % de pedidos entregados a tiempo.
- Tasa – una medida de actividad referenciada contra otro número – Ejemplo: valor en dólares por tonelaje métrico almacenado.
- Toda la información necesaria para comprender las unidades de medida de KPI debe ser clara para todos los involucrados, y cuando se miden dos o más variables, esto debe estar claramente definido.
Al establecer los KPI, se definen las áreas clave de la intervención, utilizando una métrica predefinida (así como un valor objetivo) para indicar cómo se está desempeñando esa área clave. Por lo tanto, los KPI se utilizan para medir la salud de una organización y sus respectivos equipos y departamentos. Los KPI a menudo se consideran “métricas de salud”
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