Como ya lo hemos visto en artículos anteriores la automatización de procesos puede ser determinante para ahorrar miles de pesos en tareas que son repetitivas y no aportan un valor diferencial. Pero no solo en los procesos tecnológicos, sino también de automatizar procesos administrativos.
El flujo de tareas repetitivas en procesos administrativos generalmente se resume en recepción, revisión, adjuntar o firmar , la automatización permite realizar estos mismos procesos pero con exactitud evitando el error humano..
Las tareas repetitivas solo se pueden automatizar si el flujo de trabajo está bien definido.
Pensemos en un proceso administrativo en el que se reciben miles de solicitudes en un periodo de tiempo corto. La recepción , revisión de los documentos y sus adjuntos bien podría ser una tarea fácilmente automatizable , por ejemplo, que se pueda revisar que todos los campos de un formulario estén correctamente rellenos, que los datos tengan su correspondiente documento acreditativo , que ciertos documentos aparezcan firmados etc. podríamos automatización de generar el expediente administrativo de esa solicitud y pasar al siguiente paso del flujo.
Los siguientes flujos también podrían automatizarse siempre que las reglas de negocio, gestión y validación documentos ya estén definidas, hasta terminar un trámite administrativo. Lo interesante de la automatización de procesos es que ofrece resultados concisos de los procesos en forma de información filtrada y facilita una toma de decisiones razonada.
La gestión de documentos, al ser un proceso totalmente cruzado al resto de actividades de una empresa, permite la automatización de sub-procesos que se repiten al mismo tiempo y cuyo destino final, al margen de su fundamento per se, debería ser una fácil composición del trámite administrativo y su correcto archivado una vez finalice. Esto facilitará las búsquedas llegado el caso.
Los robots tienen la habilidad tanto de manipular y extraer datos de archivos para ser trasladados a otros repositorios donde se pueda continuar con el flujo. Al ser la gestión de documentos claramente cruzada a todos los procesos se vuelve una fortaleza dentro de la empresa porque el dato es ampliamente inter-operable. Se facilita que se extraigan de distintos departamentos (documentos, repositorios…) para trasladarse a otros.
Pensemos ahora en un departamento de Recursos Humanos de una empresa que recibe a diario cientos de solicitudes. Una tarea que fácilmente se puede automatizar sería extraer los datos de todos esos candidatos, compararlos contra la base de datos de antiguos postulantes de empleo, por ejemplo, si esa persona ya está dada de alta en la base de datos de la empresa, después extraer los datos de la solicitud, trasladarlos al ERP o a la aplicación específica con la que trabaje Recursos Humanos, tomar el PDF de la solicitud de empleo o del CV y depositarlo a una carpeta de “leídos” dentro del directorio y finalmente completar todos los datos tratados una hoja Excel con los registros tramitados. Este proceso larguísimo y tedioso puede ser operado por una máquina y sólo deberá ser supervisarse por un responsable si se produce algún error,, por ejemplo, que no haya sido capaz de reconocer con exactitud el nombre de un candidato por alguna falta de ortografía.
La información viajará de documentos sin estructura a repositorios de documentos estructurados e inter-operables que se puedan conectar con otros repositorios y otros departamentos de la empresa para agilizar una correcta toma de decisiones.
La automatización de procesos administrativos no solo garantiza un mayor control y disposición de la información sino que mejoramos la exactitud y la coherencia de los procesos.
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