Durante años hemos visto en las peliculas como automatizar trabajos manuales, hoy en dia la tecnologia nos ha ayudado a liberar cargas de trabajo para empresas de todos tamaños, y si bien muchas entienden el valor de la automatización algunas se estancan, por lo que en este artículo conoceremos los 4 niveles de automatización empresarial.
Nivel 1: Procesos Manuales.
Afortunadamente, ya no existen tantas empresas que operen al 100% de forma manual, pero muchas se quedan en este primer nivel en ciertas áreas. Dejar que los empleados sigan haciendo el trabajo suena más sencillo que buscar la solución de automatización idónea. Un artículo hecho por los especialistas Helpsystems nos explica que puede salir mal si no automatizamos en “A Day in the Life Working with Bots.”
Ventajas de tener automatización: ahorro de tiempo y recursos, dejando a los empleados tiempo para poder trabajar en proyectos y tareas más importantes. La capacidad de programar tareas, significa que esas tareas se pueden realizar incluso en horarios fuera de nuestra jornada laboral, como fines de semana o por las noches, sin que un humano tenga que estar supervisando. Las empresas que pueden visualizar los beneficios avanzan al siguiente nivel.
Nivel 2: Desarrollo de scripts manuales y soluciones internas
Cuando se llega a esta etapa, la empresa ya logró darse cuenta de que existen ciertas tareas que deben automatizarse, entonces sus programadores tienen la asignación de crear spripts personalizados. Cada script está ligado a un proceso determinado.
¿Para que se hacen scripts personalizados? Los scripts manuales no son confiables, no se puede controlar los errores, en el caso que tenga algun empleado que conozca por completo todos los scripts y pueda solucionar los problemas, ¿Qué pasará si algún día se va de la empresa?
No invertir en un software avanzado que pueda planificar las tareas, y desarrollar soluciones internas suele ser más costoso, ya que los programadores que estarian trabajando en su desarrollo , se pueden aprovechar en tareas enfocadas a el objetivo principal de la empresa, ¿Qué pasa cuando Windows lanza una nueva versión , o si se requiere crear un nuevo tipo de reporte? Los programadores deben dejar lo que estaban haciendo para generar otro script.
Nivel 3: Soluciones fragmentadas y dispares.
Al llegar a este nivel la empresa ya utiliza herramientas de automatización de procesos sólidas y confiables, que no están integradas entre sí. Por ejemplo, Cron que es un planificador de tareas está desarrollado en UNIX, y Windows Task Scheduler que también planifica tareas esta desarrollado en Windows. Estas herramientas fueron creadas para administrar planificaciones básicas de tareas en sus respectivos sistemas.
En algunos casos, la empresas que han pasado a este nivel ya han invertido en un planificador de tareas empresarial que cumpla sus necesidades específicas, pero aun no lo utilizan para automatizar las demás tareas que deberían automatizar.
Aunque estas empresas se encuentran encaminadas aun no han alcanzado explotado al máximo el poder de la automatización, ni consolidado sus procesos de negocio alineados a una única solución centralizada de automatización de cargas de trabajo.
Nivel 4 Planificación de tareas consolidada
Las empresas en este nivel cuentan con herramientas para la planificación de tareas y la utiliza para automatizar procesos con todos los sistemas y aplicaciones, lo que da un gran ventaja a el negocio en términos de escalabilidad. Cuando hay un proceso nuevo se agrega y cada sistema se actualiza sin tener que desarrollar un sript nuevo cada vez. Cuando su empresa obtiene una nueva aplicación para el negocio, automatizarla es una inversión, no significa malgastar recursos.
La ventaja principal de la automatización es el ahorro de tiempo = ahorro de dinero. Al utilizar bien su herramienta para la planificación de tareas empresarial, los empleados pueden tener tiempo libre, para trabajar en nuevas y mejores formas de automatizar procesos, como:
- Generación de reportes
- Extraer, Transformar, y Cargar (ETL)
- Nómina de pago
- Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
- Despidos y contrataciones
Mientras mas procesos esten automatizados, mas tiempo tendrá su personal de dedicarse a procesos como estrategia, interacción con los clientes, innovación, etc.
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