La automatización de procesos permite aumentar la calidad y productividad de tareas administrativas que son repetitivas en una empresa, el propósito principal es la optimización de costos, Estas soluciones agilizan las tareas pero ¿Cómo ahorrar con la automatización de proceso?
Por mencionar algunas áreas en las que la automatización ahorra de manera considerable son:
Seguridad: Algunas complicaciones que puede tener una empresa es el extravío, robo, deterioro o incluso desaparición a causa de un desastre natural, de documentos, expedientes de clientes, contratos, facturas o cualquier información de valor para empresa.
¿Cómo ahorrar con la automatización? se puede guardar esta información en un software y no se tendrá que invertir en archiveros, renta de espacios, papel o cajas para poder guardarlos y estarán más seguros.
Calidad: El poder realizar un tarea sin tener que repetirla ayuda en procesos repetitivos permitiendo liberar al personal para ocuparse en otras actividades.
Reduce el nivel de error humano como en la captura de información, la cual eleva la calidad de cualquier trabajo
Productos y servicios: La automatización ahorra al tener una disminución en el tiempo de respuesta al enfrentar la demanda de productos y servicios. Ayuda al aumento de ingresos por tener una mayor capacidad de atención. Esto, gracias a la eliminación de actividades repetitivas liberando a los empleados para concentrarse en actividades como la venta.
Logística: Ahorros en la reducción del tiempo en procesar órdenes de compra, así como en los tiempos de entrega quitando el papeleo. También se ahorra en el uso de materiales como tinta y papel para la impresión de documentos.
Laboral: Al no contratar personal para archivar documentos, representa un ahorro en salarios, además del ahorro en tiempo que los trabajadores asignaban para buscar documentación y que ahora pueden tener al alcance de un clic.
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El ahorro con automatización de procesos para 2022, en el sector de automotriz se reducirían cerca de 32.000 millones USD, de consumo, 165.000 millones UDS y 125.000 millones de USD en producción industrial.
Poco más de el 56% de las empresas han implementado tecnologías de automatización en las funciones TI del back-office y 37% en las de middle-office. Dentro de back-office, las funciones que muestran un mayor (ROI), gracias a la automatización, son las compras, cadena de suministro y las de recursos humanos
¿Qué procesos administrativos se pueden automatizar?
- Atención al cliente.
- Recolección de datos que se encuentran en Internet.
- Elaboración de informes periódicos.
- Convenios con bancos.
- Selección de personal.
- Elaboración de presupuestos.
- Facturación.
La lista es interminable, pero para asegurarse de elegir los procesos correctos se deben considerar los siguientes aspectos:
- Cometer errores puede ser una situación crítica para la empresa.
- En el proceso no hay excepciones.
- El proceso está formado por actividades repetitivas que toma mucho tiempo realizar.
- Realizar el proceso completo requiere de varios documentos o fuentes de información que se encuentra en lugares distintos.
- El proceso debe manejar un gran volumen de datos
Más allá del ahorro de costes de brinda la automatización, nos brinda mucho tiempo y “El tiempo es dinero”
