¿Por qué tardo tanto en cobrar si las entregas ya se hicieron?

Para cualquier Gerente de Operaciones, no hay nada más frustrante que ver cómo el equipo cumple con las entregas, el cliente recibe su pedido… pero por qué tardo tanto en cobrar , días o incluso semanas. Es un problema recurrente en empresas de distribución, especialmente en la industria farmacéutica y de consumo, donde la logística es compleja y la presión por mantener flujo de efectivo es constante.

Es normal preguntarse: si ya entregamos, por qué tardo tanto en cobrar? ¿Qué está deteniendo algo que debería ser tan simple?

La realidad es que el problema no está en la entrega, sino en la evidencia de esa entrega. Lo que se tarda no es el recorrido del camión, sino la recuperación, validación y envío del POD (Proof of Delivery). Y ahí es donde está el cuello de botella que afecta toda la cadena financiera.

A continuación te explico por qué pasa esto, dónde se genera el retraso y cómo resolverlo de manera definitiva con procesos digitales de última generación.

1. La evidencia de entrega sigue siendo manual… aunque tu operación no lo sea

Muchos equipos operativos ya funcionan con rutas optimizadas, GPS, comunicación por apps, y procesos de entrenamiento sólidos. Pero cuando se trata de la prueba de entrega, todavía existe un rezago enorme:

• Se firma en papel.

• El documento se regresa al almacén o se entrega días después.

• Se escanea manualmente.

• Alguien debe validar que esté completa y legible.

• Luego se envía al área de crédito y cobranza.

Mientras todo esto ocurre, la factura no puede ser cobrada.

Y es aquí cuando surge la pregunta del gerente: ¿por qué tardo tanto en cobrar si la entrega ya se hizo hace días?

Porque tu POD sigue atrapado en un proceso lento, fragmentado y altamente vulnerable a errores humanos.

2. Los tiempos muertos entre el repartidor y el área administrativa generan un efecto dominó

El recorrido físico puede durar 30 minutos, 2 horas o medio día. Pero el recorrido del documento de entrega puede durar:

• 24 a 72 horas en regresar a la base

• 1 a 3 días en escanear y validar

• 1 a 5 días más en que crédito y cobranza lo procese

Y mientras esto sucede, la factura no avanza.

Esto impacta directamente indicadores que tú como Gerente de Operaciones sí estás monitoreando:

• Días de Cuenta por Cobrar (DSO)

• Ventas retenidas por falta de POD

• Retrasos en auditorías

• Inconformidades de clientes

Al final, todo recae en tu operación, aunque no sea tu área la que está retrasando el dinero.

3. La falta de visibilidad hace que te reclamen entregas que sí se hicieron

Seguro te ha pasado:

El cliente llama y dice “no tengo evidencia, no puedo procesar tu pago”.
Tú revisas con el chofer, él dice “sí entregué”.
Pero no puedes comprobarlo en ese momento.

Ahí se congela todo.

La falta de visibilidad en tiempo real hace que:

• Tu equipo pierda tiempo buscando documentos

• El cliente dude de la entrega

• Tu empresa pierda días o semanas de flujo de efectivo

Cuando no hay evidencia instantánea, la operación se vuelve reactiva, no proactiva.

4. El problema no es la entrega: es la trazabilidad

Puedes tener la mejor operación del mundo, las mejores rutas y un equipo súper disciplinado. Pero si no puedes demostrar la entrega inmediatamente, el sistema financiero completo se detiene.

En muchas empresas, incluso grandes distribuidoras, el 80% del retraso no es por errores operativos… sino por la falta de un POD digital y centralizado.

Aquí es donde la tecnología deja de ser un “nice to have” para convertirse en un habilitador directo del cobro.

5. Cómo las empresas que ya resolvieron este problema lo hicieron: digitalización total del POD

Las compañías que ya no se preguntan por qué tardo tanto en cobrar hicieron un cambio muy simple pero poderoso:
digitalizaron la evidencia de entrega y automatizaron su flujo.

Con un sistema como INMEDIATUM Last Mile, el repartidor genera la evidencia desde su celular y se sincroniza automáticamente a la nube en cuanto se realiza la entrega. Eso significa:

• Foto o firma digital

• Geolocalización

• Fecha y hora exacta

• Validación automática

• Envío inmediato a las áreas que lo necesitan

Todo en cuestión de segundos, no días.

Esto transforma por completo el proceso:

• Deja de haber pérdidas de documentos

• Cada entrega queda respaldada de forma legal y verificable

• El área de cobranza tiene la evidencia en el momento

• El cliente recibe comprobación sin esperas

• El flujo de caja deja de depender de papeles

El resultado: cobras más rápido, sin fricciones y sin peleas internas.

6. El impacto real para tu operación

Como Gerente de Operaciones, esto te beneficia directamente porque:

• Reduces problemas con clientes

• Minimiza reclamos por entregas “no encontradas”

• Te libera horas de seguimiento manual

• Acelera los tiempos de facturación

• Aumenta la eficiencia del equipo de reparto

• Te da control absoluto de cada entrega en el instante

Tu operación deja de ser vista como un cuello de botella y se convierte en un aliado estratégico del área financiera.

7. ¿Y si todo esto no fuera un problema nunca más?

Imagina que cada entrega de tu empresa:

• se documenta automáticamente,

• queda almacenada en una plataforma única,

• se envía al cliente de inmediato, y

• dispara el proceso de cobro sin que nadie tenga que intervenir.

Esto es exactamente lo que INMEDIATUM Last Mile resuelve.
No es solo una herramienta: es la forma moderna de asegurar que si ya entregaste, cobras rápido.

Conclusión

Si te has preguntado por qué tardo tanto en cobrar si las entregas ya se hicieron, la respuesta está en un proceso que no parece tan obvio: la gestión de la evidencia.

La entrega ya está hecha.
El camión ya llegó.
El cliente ya recibió.

Lo único que falta es la prueba de que todo eso ocurrió… y mientras esa prueba no fluya de manera automática, tu dinero seguirá detenido.

La buena noticia es que hoy existe una forma sencilla, rápida y completamente alineada a la operación para resolverlo: POD digital inmediato, trazabilidad total y visibilidad en tiempo real.

Con eso, tu cobro deja de depender del papel… y tu empresa por fin cobra a la velocidad que merece.