El inventario puede comprometer una gran parte de su capital de trabajo. Pero muchos empresarios no saben si lo están administrando bien, o incluso lo que tienen en stock. Una solución es monitoreo de inventario.
“En un nivel básico, el inventario existe debido a un desajuste entre la oferta y la demanda y toda la incertidumbre asociada con esto”, dice la asesora comercial sénior Lucie Le François, quien asesora a las empresas sobre la eficiencia operativa. “Si supervisa su inventario, puede administrarlo mejor y ahorrar dinero. La mayoría de las empresas no hacen esto”.
Aquí hay cuatro consejos básicos de Le François que toda empresa debe seguir para monitorear su inventario.
- Etiquete y organice los artículos del inventario
Es útil etiquetar o etiquetar claramente los artículos en su inventario para que pueda encontrarlos fácilmente. Las etiquetas y rótulos deben tener descripciones o números de artículos fáciles de leer. También asegúrese de usar unidades de medida consistentes para minimizar la posibilidad de confusión o error.
- Crear un sistema de registro de inventario
El segundo paso es crear un sistema para registrar lo que tiene actualmente en el inventario. Esto puede consistir en una base de datos o documento, junto con una forma de actualizarlo.
“Un sistema para rastrear su inventario es importante para que sepa exactamente qué y cuánto tiene, además de cuándo pedir artículos adicionales para tener suficiente para satisfacer la demanda del cliente”, dice Le François. “Es común que las empresas administren su inventario de manera reactiva, siempre atrapadas en modo apresurado tratando de mantenerse al día con los pedidos”.
Mantenga un registro de su materia prima, trabajo en proceso y productos terminados. Su sistema también debe registrar cuándo compró cada artículo, dónde se encuentra en sus instalaciones y cuándo necesita pedir más. Toda esta información debe actualizarse periódicamente.
Considere comprar un software de administración de inventario que pueda ayudarlo a organizar mejor su información.
- Revisa tu inventario
Debe contar físicamente su inventario de forma regular para asegurarse de que sea consistente con lo que está registrado en su sistema.
“Su sistema puede mostrar cuatro piezas, pero en realidad solo tiene una”, dice Le François. “Una desconexión como esa te puede costar pedidos. Contar su inventario puede ayudarlo a detectar errores”.
Una revisión de inventario se puede hacer usando uno de dos métodos comunes. Uno es un “recuento de ciclos”. Esto significa contar físicamente una pequeña muestra de su inventario para asegurarse de que la información en su sistema sea precisa. Por lo general, esto se hace diariamente o semanalmente.
Un segundo enfoque, que requiere más tiempo, es un conteo físico. Implica contar físicamente cada artículo del inventario para compararlo con lo que está registrado en su sistema. Un conteo físico generalmente se realiza anualmente o semestralmente.
El enfoque correcto para su negocio depende de factores como sus recursos y la complejidad del producto. Muchas empresas combinan los dos enfoques: realizan recuentos cíclicos y recuentos físicos.
- Seguimiento de métricas
Es útil realizar un seguimiento de varias métricas de inventario para identificar problemas y formas de mejorar la gestión y reducir costos. Las medidas útiles incluyen:
Precisión del conteo de inventario (qué tan preciso es su sistema de registro de inventario en comparación con el stock físico real)
Rotación de inventario (número de veces que vende su inventario en un período de tiempo, como un año)
Puede realizar un seguimiento de estos números para productos específicos y su inventario general. Ver los datos hará que tu equipo piense en cómo mejorar y te permitirá evaluar tu progreso.
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