La gestión de inventario comienza con un proceso definido, pero las herramientas de software de gestión de inventario también pueden ayudar. Esta guía le ayudará a mejorar la gestión de su inventario.
- La gestión de inventario implica ordenar, almacenar y usar los materiales o productos de una empresa.
- Hay varios tipos de inventario, como materias primas, inventario de ciclo y bienes MRO.
- Priorizar su inventario lo ayuda a comprender lo que necesita pedir o fabricar con más frecuencia para que pueda satisfacer continuamente las necesidades de sus clientes.
Es una pieza crucial de la rentabilidad de una empresa, pero muchas pequeñas empresas no practican una buena gestión cuando se trata de los artículos que venden. Algunas empresas tienen muy poco inventario y no pueden satisfacer las expectativas de los clientes ofreciendo suficientes productos disponibles. Esto a menudo aleja a los clientes, a veces a otro negocio, ya veces para siempre.
Por otro lado, muchas empresas van por el otro lado, almacenando artículos en exceso “por si acaso”. Aunque siempre tendrá los artículos que buscan sus clientes, el riesgo de esta estrategia es perder dinero en su negocio. El exceso de inventario no solo inmoviliza un valioso flujo de caja, sino que también cuesta más almacenarlo y realizar un seguimiento.
La gestión eficaz del inventario se encuentra en algún lugar entre estos dos extremos. Si bien requiere más trabajo y planificación para lograr un proceso de gestión eficiente, sus ganancias reflejarán su esfuerzo.
Tipos de inventario
Antes de que pueda abordar la gestión eficaz del inventario, deberá comprender exactamente qué comprende el inventario. Estos son algunos de los muchos tipos diferentes de inventario:
- Materias primas o materiales que utiliza para fabricar sus productos
- Productos sin terminar, obras en proceso que no están listas para ser vendidas
- Productos terminados, que generalmente se almacenan en un almacén hasta que se venden o envían
- Mercancías en tránsito, que ya no están en el almacén y están siendo transportadas a su destino final
- Inventario cíclico, o productos que se envían a una empresa desde un proveedor o fabricante, y luego se venden inmediatamente a los clientes
- Inventario de anticipación o exceso de productos en previsión de un aumento en las ventas
- Inventario de desacoplamiento, que son piezas, suministros o productos reservados en previsión de una desaceleración o interrupción de la producción
- Bienes MRO, que significa “suministros de mantenimiento, reparación y operación” y apoya el proceso de producción.
- Inventario de reserva, o “stock de seguridad”, que sirve como colchón en caso de que surja un problema inesperado o se necesite más inventario.
Es útil ordenar su inventario para que sepa qué artículos pertenecen a la misma categoría y luego pueda administrarlos en consecuencia. Por ejemplo, manejará sus productos terminados de manera diferente a sus materias primas.
¿Cuál es el mejor programa para la gestión de inventario?
Hay varios programas de software de gestión de inventario disponibles para pequeñas empresas, y el mejor para su negocio depende de múltiples factores. Por ejemplo, querrá considerar su presupuesto, su tipo de negocio y ciertas funciones que está buscando, como aplicaciones móviles y copia de seguridad en la nube.
Nuestro sitio hermano, business.com, tiene una guía de compra de software de inventario que explica cinco sistemas populares de software de gestión de inventario:
- TradeGecko es fácil de usar y tiene muchas opciones de integración.
- Odoo es fácil de aprender y simplifica el seguimiento de los pedidos, pero tiene poca atención al cliente y no puede importar directamente productos de comercio electrónico.
- Fishbowl está organizado y es fácil de usar, con funciones de seguimiento de pedidos y ventas, pero no puede importar productos de su canal de ventas en línea.
- Stitch es un software fácil de usar para tiendas digitales y físicas.
- Contalog es mejor para las empresas de comercio electrónico, pero dificulta la finalización de los pedidos.
- Seguimiento de toda la información del producto.
Asegúrese de mantener registros de la información del producto para los artículos en su inventario. Esta información debe incluir SKU, datos de códigos de barras, proveedores, países de origen y números de lote. También puede considerar realizar un seguimiento del costo de cada artículo a lo largo del tiempo para estar al tanto de los factores que pueden cambiar el costo, como la escasez y la estacionalidad.
- Audite su inventario.
Algunas empresas hacen un conteo completo una vez al año. Otros realizan controles puntuales mensuales, semanales o incluso diarios de sus artículos más populares. Muchos hacen todo lo anterior. Independientemente de la frecuencia con la que lo haga, asegúrese de contar físicamente su inventario regularmente para asegurarse de que coincida con lo que cree que tiene.
- Analizar el desempeño de los proveedores.
Un proveedor poco confiable puede causar problemas para su inventario. Si tiene un proveedor que suele retrasarse en las entregas o que se queda corto con un pedido con frecuencia, es hora de actuar. Discuta los problemas con su proveedor y averigüe cuál es el problema. Esté preparado para cambiar de socio o lidiar con niveles de existencias inciertos y la posibilidad de quedarse sin inventario como resultado.
- Practique la regla del inventario 80/20.
Como regla general, el 80% de sus ganancias provienen del 20% de sus acciones. Priorizar la gestión de inventario de este 20% de artículos. Debe comprender el ciclo de vida completo de las ventas de estos artículos, incluido cuántos vende en una semana o un mes, y monitorearlos de cerca. Estos son los artículos que le generan más dinero; no te quedes corto en la gestión de ellos.
- Sea consistente en la forma en que recibe las acciones.
Puede parecer de sentido común asegurarse de que se procese el inventario entrante, pero ¿tiene un proceso estándar que todos sigan, o cada empleado que recibe y procesa el stock entrante lo hace de manera diferente? Las pequeñas discrepancias en la forma en que se incorporan las nuevas existencias podrían dejarlo rascándose la cabeza al final del mes o del año, preguntándose por qué sus números no se alinean con sus órdenes de compra. Asegúrese de que todo el personal que recibe existencias lo haga de la misma manera y que todas las cajas se verifiquen, reciban y desempaquen juntas, se cuenten con precisión y se verifique su precisión.
- Haga un seguimiento de las ventas.
Una vez más, esto parece una obviedad, pero va más allá de simplemente sumar las ventas al final del día. Debe comprender, diariamente, qué artículos vendió y cuántos, y actualizar los totales de su inventario. Pero más allá de eso, deberá analizar estos datos. ¿Sabes cuándo ciertos artículos se venden más rápido o se caen? ¿Es estacional? ¿Hay un día específico de la semana en el que vende ciertos artículos? ¿Algunos artículos casi siempre se venden juntos? Comprender no solo los totales de sus ventas, sino también el panorama más amplio de cómo se venden los artículos es importante para mantener su inventario bajo control.
- Pida repuestos usted mismo.
Algunos proveedores ofrecen hacer pedidos de inventario por usted. En la superficie, esto parece algo bueno: ahorra en personal y tiempo al permitir que otra persona administre el proceso para al menos algunos de sus artículos. Pero recuerde que sus proveedores no tienen las mismas prioridades que usted. Ellos buscan mover sus artículos, mientras que usted busca almacenar los artículos que son más rentables para su negocio. Tómese el tiempo para verificar el inventario y solicitar reposiciones de todos sus artículos usted mismo.
- Invierta en tecnología de gestión de inventario.
Si es una empresa lo suficientemente pequeña, es factible administrar las primeras ocho cosas en esta lista manualmente, con hojas de cálculo y cuadernos. Pero a medida que su negocio crezca, pasará más tiempo en el inventario que en su negocio, o se arriesgará a que su stock se salga de control. Un buen software de gestión de inventario facilita todas estas tareas. Antes de elegir una solución de software, asegúrese de comprender lo que necesita, que proporcione los análisis importantes para su negocio y que sea fácil de usar.
- Usa tecnología que se integre bien.
El software de administración de inventario no es la única tecnología que puede ayudarlo a administrar el inventario. Elementos como los escáneres móviles y los sistemas POS pueden ayudarlo a mantenerse al día. Al invertir en tecnología, priorice los sistemas que funcionan juntos. Tener un sistema POS que no se puede comunicar con su software de gestión de inventario no es el fin del mundo, pero puede costarle más tiempo transferir los datos de un sistema a otro, lo que facilita terminar con recuentos de inventario inexactos.
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