Las métricas en el inventario que deberá analizar dependerán del tipo de negocio que gestione. Si es un minorista de alta tecnología, sus métricas serán diferentes a las de los minoristas de productos de consumo, por ejemplo. Por lo tanto, primero deberá identificar sus funciones comerciales clave y examinar cómo aporta valor a los clientes.
Qué considerar al seleccionar métricas en el inventario
Antes de determinar los KPI que desea medir, tenga en cuenta que su selección tendrá un gran impacto en sus operaciones. Las métricas de inventario pueden influir en cómo todos hacen su trabajo. Por lo tanto, asegúrese de elegir métricas que recompensen la cooperación en lugar de exacerbar la competencia entre empleados y departamentos. De esa manera, mantendrá a las personas motivadas hacia los mismos objetivos.
Si bien es más fácil capturar métricas en torno a las eficiencias existentes, es más difícil recopilar métricas que reflejen aumentos en la efectividad. Sin embargo, estos últimos son más valiosos para su negocio.
No se conforme con métricas que tengan un alcance demasiado amplio porque no le brindarán información útil. Haga que sus KPI sean INTELIGENTES (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos).
Tenga cuidado con las métricas de vanidad que, si bien hacen que un departamento o proceso específico parezca de alto rendimiento, no brindan información útil sobre la efectividad de su desempeño de administración de inventario.
Asegúrese de seleccionar un software de inventario que tenga un panel personalizable y fácil de usar para que pueda administrar eficazmente sus métricas. Y asegúrese de realizar un seguimiento y comunicar sus métricas de forma regular en toda la empresa. Cree un gráfico que pueda ilustrar a los empleados la importancia de estos datos clave y cómo impactan individualmente en el desempeño.
Pasemos ahora a algunas métricas en el inventario claves para tener en cuenta:
Rotación de inventario
Esta métrica mide la cantidad de veces que se vende y se reemplaza el inventario, es decir, “entregado”, en un período de tiempo específico. Es una buena medida de la eficiencia empresarial general. Una mayor rotación generalmente significa una mayor eficiencia.
Sin embargo, esto no significa que tener una rotación más lenta sea siempre un indicador de ineficiencia. Si vende artículos con precios más altos, es posible que pasen más tiempo en el estante, pero aún así obtengan buenas ganancias para su negocio.
Los dos enfoques que se utilizan generalmente para calcular la rotación de inventario son:
Ventas por inventario promedio durante un período específico
Costo de bienes vendidos (COGS) dividido por el inventario promedio durante un período de tiempo específico
Cómo interpretar las métricas de rotación de inventario
Rendimiento perfecto del pedido
Esta métrica indica la eficacia con la que está entregando pedidos completos, precisos y sin daños a los clientes. Los factores que componen un “orden perfecto” incluyen:
El% de pedidos entregados a tiempo
El% de pedidos completos
El% de pedidos sin daños
El% de pedidos con documentación precisa
La mayoría de los proveedores logran un rendimiento de pedidos perfecto del 90% o más. Sin embargo, con la mejora constante de la inteligencia de fabricación, es probable que el rendimiento de los pedidos perfectos aumente aún más en todas las estrategias de producción.
Satisfacción del cliente
Esta métrica a menudo se mide en términos de puntuaciones netas de promotores o NPS.
Los niveles de satisfacción del cliente deben evaluarse tanto en los canales de distribución como en los de venta, y se debe determinar una puntuación NPS para cada uno de ellos, por separado. Esto permite a las empresas verificar e indexar los tiempos de pedido a entrega de los clientes para ver si son como deberían ser, por ejemplo. Existe una gran diferencia entre el servicio al cliente que es simplemente bueno y ofrecer servicios de primera clase a los clientes
Si una empresa tiene un inventario excesivo en comparación con las ventas, esto puede indicar ventas inesperadamente bajas o una mala planificación del inventario. Por ejemplo, puede haber un exceso de existencias acumuladas en previsión de las ventas estacionales, o algunas de las existencias pueden estar desactualizadas. Además, el método de contabilidad utilizado por una empresa puede afectar la cantidad de inventario que se informa y esto puede sesgar los resultados.
Cuando una empresa ve una baja tasa de rotación de inventario, puede indicar que tiene un sistema de compra defectuoso y que ha comprado demasiados bienes. O ese stock se ha comprado en previsión de ventas que no se materializaron debido a un cambio en la demanda. Esto trae consigo la posibilidad de que las existencias envejezcan y se vuelvan obsoletas.
Una alta tasa de rotación de inventario implica que la función de compras está funcionando bien. Pero esto viene con otra posibilidad: que la empresa no tenga suficientes reservas de efectivo para mantener niveles normales de inventario.
Gastos de mantenimiento del inventario
Estos incluyen los muchos costos generales (a menudo ocultos) de almacenar artículos en un almacén. Incluyen:
Costos de capital: los costos relacionados con la inversión en la compra de acciones, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido.
Costos de servicio: incluido el seguro, el hardware de TI, la seguridad y el gasto involucrado en el manejo de mercancías en un almacén.
Espacio de almacenamiento: estos costos incluyen el alquiler del almacén, las hipotecas sobre la propiedad y los costos de mantenimiento, incluida la calefacción y la iluminación o el aire acondicionado.
Costos de riesgo: relacionados con los costos de cubrir los artículos que se vuelven obsoletos, se encogen o pierden valor mientras están almacenados
Los costos de mantenimiento del inventario se calculan sumando los costos generales y dividiéndolos por el costo promedio anual del inventario. Esto le dará un porcentaje que suele oscilar entre el 15 y el 20%.
Precisión de la previsión de la demanda
Es esencial comprender cómo se comportan sus pronósticos de demanda frente a la demanda real para poder cerrar cualquier brecha. Esta métrica también se relaciona con los costos de mantenimiento de su inventario, que son un elemento clave de la efectividad de la administración de inventario.
Una previsión precisa de la demanda significa que es menos probable que solicite un exceso de inventario. Una mayor precisión también le permitirá responder rápidamente cuando sea necesario pedir más existencias de lo habitual y, en el proceso, hacer crecer su negocio
Tiempo de ciclo de pedidos
Las métricas en el inventario de tiempo de ciclo de pedidos (OCT) mide el tiempo promedio requerido para cumplir con los pedidos.
Esta métrica de gestión de inventario a veces se denomina “tiempo de entrega” del pedido, que mide el tiempo desde que un cliente realiza su pedido hasta el momento en que lo recibe.
OCT refleja la eficacia de sus procesos de gestión de inventario desde una perspectiva de cadena de suministro, producción y cumplimiento.
Las empresas con OCT más cortos están respondiendo mejor a los pedidos de los clientes, mientras que aquellas con plazos de entrega más largos pueden estar experimentando insatisfacción del cliente y quedando en desventaja competitiva.
Si cuenta con sistemas eficientes sobre cómo preparar y procesar pedidos, verá mejores resultados en esta área.
Sin existencias
Las “faltas de existencias” se refieren a la frecuencia de las solicitudes de inventario que se producen sin que haya existencias disponibles.
Esto puede afectar a toda la cadena de suministro y es frustrante para los clientes que tienen que esperar hasta que una empresa reabastece los artículos solicitados. Como tal, esto puede tener un gran impacto en la lealtad del cliente. Las causas de la falta de existencias incluyen una mala gestión de inventario o averías de la máquina, o una interrupción en el proceso de pedido de reabastecimiento.
Calcule la frecuencia de “falta de existencias” (es decir, con qué frecuencia hay solicitudes de inventario sin existencias disponibles) midiendo la cantidad de existencias que no se pueden suministrar sobre la base del volumen de ventas diario, semanal, mensual o anual.
Por ejemplo, si no se cumplieron 400 pedidos de clientes de los 1000 pedidos del mes debido a la falta de stock disponible, el porcentaje sería del 40%. Si sus números son tan altos como este, inevitablemente experimentará grandes volúmenes de clientes insatisfechos.
Además de tomar medidas para mejorar sus procesos de administración de inventario, es importante implementar técnicas de administración de escalamiento.
La implementación de procesos de gestión de inventario y almacén más eficientes mejorará sus KPI de costos de mantenimiento.
Si bien la lista anterior de métricas puede parecer abrumadora, no es necesario implementarlas todas a la vez. Si es nuevo en la administración de inventario, considere comenzar con la rotación de inventario. Esta es una métrica relativamente fácil de rastrear y le dará una buena indicación de qué tan bien se está desempeñando su inventario frente a las ventas.
Al agregar métricas en el inventario que se adapten a los requisitos de su negocio y realizar un seguimiento a lo largo del tiempo, comenzará a ver patrones que lo ayudarán a mejorar sus procesos de administración de inventario. Esto le permitirá mejorar las operaciones y convertirse en una organización más eficiente.
Así como realiza un seguimiento de sus promociones en su calendario minorista de 2021, el seguimiento de sus métricas de gestión de inventario se convertirá en una segunda naturaleza.
Para recopilar datos precisos sin una entrada manual excesiva, es importante utilizar un software de gestión de inventario de buena reputación. Esto puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los procesos y el uso de su inventario, así como de las órdenes de compra y métricas útiles sobre el flujo de inventario.
Los beneficios de un sistema de gestión de almacenes no pueden subestimarse en una operación minorista. Incluyen ofrecerle la capacidad de vigilar el inventario, el envío, las devoluciones, la demanda y la seguridad. También ayudan a reducir el error humano y maximizar la eficiencia.
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