La industria de la logística es útil para obtener, producir y distribuir productos/bienes al destino deseado y en las cantidades correctas. En un sentido comercial, el proceso de logística implica no solo el transporte y la entrega de productos, sino también el almacenamiento, el inventario, el manejo, el empaque de estos productos y la evidencia de entrega que es donde entra la firma electrónica en logística.
Entonces, es obvio que a todos los actores de la industria de la logística les encantaría ver que los procesos anteriores se vuelvan más rentables, eficientes y, lo que es más importante, convenientes para sus clientes. La tecnología ha sido un factor importante que ha contribuido a lograr esta eficacia y eficiencia tan necesarias en el sector logístico.
Eficiencia en la firma de contratos en línea
Quizás el caso más notable del uso de la tecnología se encuentra en el proceso de contratación, donde los transportistas y otros expertos en logística están descubriendo que las firmas digitales y los documentos electrónicos son vitales para mejorar los procesos comerciales. La firma electrónica en logística minimiza las molestias relacionadas con la contratación en papel. Básicamente, reducen considerablemente el tiempo de ejecución de los contratos y permiten a los operadores logísticos ofrecer un mejor servicio a los clientes.
La forma intrincada, tradicional y laboriosa de firmar documentos comerciales puede costarle a una organización millones de dólares en ingresos perdidos. En realidad, para las organizaciones ocupadas, los acuerdos basados en tinta húmeda ralentizan importantes procesos contractuales, lo que lleva a la pérdida de oportunidades. Por lo tanto, para acortar el proceso de cierre de acuerdos, muchas organizaciones en el negocio de la logística están transfiriendo su trabajo por contrato a la web, simplemente mediante la adopción de firmas electrónicas.
Liberadas de la molestia de buscar firmas físicas y enviar documentos por correo manualmente, las empresas de logística pueden atender mejor a los clientes y atraer nuevos clientes. Adoptar procesos sin papel y contratar en la nube parece sensato para cualquier organización; sin embargo, es un cambio de juego para los operadores logísticos que generalmente se venden a sí mismos por la eficiencia y la rapidez. Básicamente, al firmar documentos en línea, en cualquier momento y en cualquier lugar, los operadores logísticos están a la altura de las expectativas de sus clientes; en el sentido de que consiguen que el proceso de contratación se complete rápidamente.
¿Es segura la firma electrónica en logística para firmar documentos?
Lo primero que las empresas de logística desean saber antes de adoptar las firmas electrónicas es el riesgo de involucrarse. La falta de conocimiento en materia de firmas electrónicas sin duda puede generar aprensión en algunos gerentes. Sin embargo, lo que todo profesional de la logística debe entender es que firmar documentos en línea es seguro.
Desde que se aprobó la Ley de firmas electrónicas en el comercio mundial y nacional (ESIGN) el 30 de junio de 2000, las organizaciones de todo el mundo han podido firmar documentos de manera segura y, al mismo tiempo, confiar en que dichos documentos son legalmente vinculantes. como los ejecutados por firmas de tinta húmeda.
Otros beneficios de la firma electrónica en logística
Mayor adquisición de clientes: las firmas electrónicas se pueden ejecutar en cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que permite a sus empleados cerrar tratos más rápido y minimizar el riesgo de cancelación de acuerdos de clientes potenciales.
Costos reducidos: cuando las empresas de logística prefieren procesos sin papel, reducen los gastos de impresión, papel, así como los costos de mensajería, envío, correo y almacenamiento de datos (espacio físico).
Mayor eficiencia: como mencionamos anteriormente; un proceso de firma totalmente digital impulsado por una solución de firma electrónica confiable como INMEDIATUM Last Mile, permite crear, enviar y firmar documentos en línea, acelerando los flujos de trabajo y reduciendo los tiempos de respuesta.
Mayor productividad: menos tiempo dedicado a procesar y firmar contratos de logística permite a los miembros de su personal concentrarse en otras tareas más importantes, como cerrar acuerdos y realizar entregas.
Mayor satisfacción del cliente: si desea que su negocio de logística prospere, asegúrese de que sus clientes siempre estén satisfechos con sus servicios. Las firmas electrónicas son fáciles de usar y permiten a los clientes ejecutar una firma en dispositivos comunes, como tabletas o teléfonos inteligentes. Más aún, el uso de la tecnología eSign para firmar documentos asegura a los clientes que su información personal está segura y protegida.
Procesamiento preciso: como sabrá, las operaciones de transporte acumulan grandes cantidades de recibos y datos todos los días. La adopción de la tecnología eSign garantiza que no se produzcan retrasos como resultado de documentos extraviados y duplicación de papeleo. Además, no hay necesidad de volver a teclear los datos o la información manualmente, lo que deja menos espacio para errores.
Respetuoso con el medio ambiente: la reducción del uso de papel protege el medio ambiente y mejora las credenciales de su negocio de logística como empresa ecológica.
Documentos comunes de la industria logística que se pueden firmar electrónicamente
Cuando las mercancías sean transportadas local o internacionalmente, la entrega deberá ir acompañada de la documentación pertinente. El número o tipo de documentación difiere dependiendo si la entrega se realiza dentro o fuera del país. Los documentos también varían según la técnica o el método de transporte utilizado.
Los siguientes son documentos de logística de uso común que pueden ser necesarios según las normas del país importador.
Reduzca el riesgo legal y garantice el cumplimiento: la molestia de rastrear documentos de logística en papel puede generar problemas de cumplimiento, especialmente cuando se acerca la temporada de auditoría. Una vez que se descubre que un contrato ha sido manipulado de alguna manera, podría dar lugar a infracciones reglamentarias y multas. Las soluciones de firma electrónica realizan un seguimiento de quién firmó un contrato y en qué momento. Estos documentos firmados se almacenan automáticamente en los sistemas para que puedan recuperarse fácilmente para uso futuro.
- Carta de porte (CMR)
- Nota de declaración de mercancía peligrosa
- Acuerdo del cliente
- Certificado de origen
- Certificado de seguro de carga
- Factura comercial
- formulario de carta de porte
- Lista de empaque
- Conocimiento de embarque
- Factura de flete
- Nota de entrega
Conclusión
Los clientes de hoy tienen conocimientos, son expertos en tecnología y esperan servicios de primer nivel de las organizaciones con las que hacen negocios. Los clientes quieren una garantía de que obtendrán un alto nivel de atención al cliente durante el período de realización de negocios y su información personal estará segura desde el principio.
Hay muchas formas en que las empresas de logística y los transportistas pueden satisfacer las demandas de los clientes. En realidad, al aprovechar la tecnología, las empresas pueden satisfacer la mayoría de esas demandas. Por ejemplo, es claramente evidente que la tecnología de firma electrónica puede agilizar prácticamente todo el trabajo de contratación, conocido por cansar a los operadores logísticos.
Las empresas de logística, por lo tanto, siempre deben aprovechar los beneficios del software de firma electrónica para cerrar tratos más rápido y dedicar más tiempo y recursos a entregar bienes de manera eficiente y segura a sus crecientes bases de clientes.
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