La implementación de procedimientos adecuados de control de inventario puede ayudar a garantizar que una empresa funcione a niveles financieros óptimos y que los productos satisfagan las necesidades y expectativas de los clientes. Según el “Informe sobre el estado global del servicio al cliente multicanal” de 2015, el 62% de los clientes ha dejado de hacer negocios con una marca cuyo servicio al cliente era deficiente. De esas quejas de servicio al cliente, la frustración por los artículos agotados o pendientes de pedido ocupa un lugar destacado en la lista. De hecho, la investigación sobre las tiendas de conveniencia muestra que la falta de existencias podría hacer que una tienda pierda uno de cada 100 clientes por completo. Además, el 55% de los compradores en cualquier tienda no compraría un artículo alternativo cuando su producto habitual está agotado.
Otras áreas en las que las empresas incurren en gastos o pierden ventas que las prácticas y métodos de control de inventario podrían abordar incluyen:
- Acción muerta
- Exceso de costos de almacenamiento
- Exceso de existencias
- Eficiencia de costo
- Disminución de ventas
- Perder la pista del inventario
- Deterioro
- Perder clientes leales
- Perder mercancías en el almacén
Las buenas prácticas equilibran la demanda de los clientes y la gestión del inventario de la forma más inteligente posible. “
Explorar completamente las complejidades de los procedimientos y la teoría de control de inventario puede ser mucho para algunas empresas. Los siguientes consejos pueden ayudarlo a identificar lo que debe hacer antes de implementar un nuevo proceso de control de inventario:
Un buen plan de control de inventario tiene varios aspectos fundamentales: No es suficiente comprar un sistema de software que se encargue de su inventario. Un buen plan de control de inventario aborda sus pedidos desde la producción o la compra hasta la venta de los artículos y, en última instancia, eliminándolos de sus libros. Un programa de control de inventario debe tener en cuenta cosas como reducir el espacio desperdiciado en el almacén, pedir suministros utilizando una fórmula de pronóstico y establecer relaciones con los proveedores.
Planifique primero, luego ejecute: cualquier gerente que se precie le dirá que la gestión y el control de inventario son continuos y no viven solo en el nivel del almacén. Debe actualizar continuamente su plan y luego ponerlo en práctica. Debe realizar un seguimiento de las métricas y actualizar sus pronósticos para los meses futuros semanalmente y realizar los cambios planificados en la administración de su inventario según sea necesario. También es posible que deba cambiar su plan de gestión de inventario en función de los eventos mundiales.
Asegúrese de tener siempre existencias críticas: ya se trate de piezas de máquinas o de un artículo que sea la columna vertebral de las ventas, determine qué existencias son críticas y asegúrese de que esos artículos nunca se agoten. Para ello, debe contar con un proceso de control de inventario.
Revise cuidadosamente todos los envíos: un punto clave de la pérdida de inventario ocurre cuando su empresa recibe inicialmente un artículo. Revise de cerca las notas de empaque y los productos para detectar cualquier daño.
Designe a los miembros correctos del equipo de administración de inventario: la participación del personal es crucial, pero asegúrese de que las personas asignadas para controlar los procesos de control de inventario sean las personas adecuadas para el trabajo. Las matemáticas deben estar entre sus puntos fuertes y deben tener tiempo para realizar la tarea correctamente. Idealmente, su equipo de administración de inventario incluye personas que tocan cada etapa del proceso, desde gerentes de almacén hasta especialistas en adquisiciones y recolectores en el piso. Las empresas más pequeñas deben considerar incluir a todos los gerentes y alguna representación del personal de primera línea.
Agrupar artículos similares: en la medida de lo posible, agrupe el inventario similar en las mismas áreas. Además, los productos únicos deben tener una única ubicación de almacenamiento.
Encuentre el equilibrio entre los costos de inventario y los beneficios de tener existencias a mano: El desarrollo de un sistema de control de inventario verdaderamente eficaz se basa en encontrar el equilibrio adecuado entre el costo de hacer y almacenar el inventario y evitar los desabastecimientos. El dinero de su empresa está inmovilizado en esas acciones. Afortunadamente, conocer su negocio lo suficiente le permitirá elegir los métodos y técnicas de previsión correctos. Está buscando determinar el costo total de sus existencias, incluidos factores como los costos de almacenamiento y los productos perecederos, y comparándolo con la demanda y el costo de los desabastecimientos para brindarle el equilibrio adecuado.
Elija un sistema escalable: Es tentador para las pequeñas empresas solicitar sistemas de software que sean de talla única o, por el contrario, gratuitos o de bajo costo. Los sistemas basados en la nube pueden crecer con una empresa y proporcionar los análisis que necesita para continuar el crecimiento de su empresa.
Mire otros planes de alto nivel: si no tiene un control de inventario positivo, probablemente necesite abordar otras áreas de su negocio. ¿Tiene un plan de gestión de calidad adecuado?
Su software es tan bueno como sus procesos: el software no puede resolver los malos procesos, simplemente automatícelos.
Tenga un plan de respaldo: no importa qué tan alta tecnología sea el software o el proceso bien pensado, asegúrese de que su empresa tenga un plan de respaldo para cortes de energía y robo. La computación en la nube es siempre una mejor opción que un servidor local.
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